Ce que vos feuilles de calcul et vos systèmes ne vous disent pas.
La plupart des entreprises peuvent détecter un processus défaillant. Ce qui est plus difficile à voir, ce sont les coûts qui s'accumulent discrètement en raison des inefficiences quotidiennes, celles qui ne déclenchent pas l'alarme mais qui font perdre du temps, de l'argent et du moral.
Chez Ascencia Solutions, nous avons travaillé avec des organisations qui ne se rendaient pas compte de l'ampleur de leurs pertes avant de les aider à y regarder de plus près. La vérité, c'est que l'inefficacité se manifeste rarement d'elle-même. Il se cache à la vue de tous.
Le visible contre le caché
Vous pouvez suivre les KPI, la satisfaction des clients ou même les délais d'exécution des tâches. Mais les inefficacités se manifestent souvent de manière plus subtile :
- Double saisie manuelle des données entre les systèmes
- E-mails interminables pour les approbations
- Retards dus à des responsabilités imprécises ou à des outils désuets
- Les employés inventent leurs propres solutions de contournement juste pour faire leur travail
Chacune de ces micro-frictions peut ne coûter que quelques minutes par tâche, mais au fil du temps, l'impact devient significatif.
Un calcul simple : 5 minutes perdues par tâche × 20 employés × 10 fois par semaine = 166 heures perdues par mois.
Et c'est juste le moment. Si vous tenez compte des retards de vente, de la frustration des employés, des risques de conformité ou des opportunités manquées, les coûts augmentent fortement.
Pourquoi les entreprises le tolèrent
La plupart des organisations n'ignorent pas les inefficiences, elles sont simplement limitées. Les outils prêts à l'emploi ne sont pas adaptés au mode de travail de leur équipe, et les solutions personnalisées sont depuis longtemps associées à des coûts élevés et à de longs délais. Au lieu de cela, les équipes s'adaptent au système... au lieu que le système s'adapte à elles.
Cela crée une culture cachée de flux de travail axés sur des solutions de contournement : efficacité personnes compenser l'inefficacité les processus. Mais cette approche n'est pas évolutive. Cela épuise vos meilleurs joueurs et crée de la fragilité lorsque des membres clés de l'équipe partent ou prennent congé.
Rendre visible l'invisible
L'identification des inefficacités ne nécessite pas un audit complet. Il faut commencer par poser quelques questions simples :
- Où se basent les utilisateurs sur des feuilles de calcul, des lecteurs partagés ou des e-mails pour effectuer le suivi de leurs tâches ?
- Combien d'étapes faut-il pour que quelque chose soit approuvé ou terminé ?
- À quelle fréquence les processus sont-ils interrompus en cas d'absence d'une personne ?
À partir de là, les opportunités deviennent claires, non seulement en matière d'amélioration, mais aussi de véritable transformation.
Résoudre le problème sans tout réinventer
Aujourd'hui, la résolution des problèmes d'efficacité des processus ne nécessite pas des mois de développement ou de refonte massive des systèmes. Des plateformes modernes et des solutions personnalisées peuvent être créées rapidement et à moindre coût, directement adaptées au mode de fonctionnement de votre entreprise.
C'est ce que nous faisons chez Ascencia. Nous associons la connaissance des processus à un développement rapide pour créer des outils qui éliminent les coûts cachés, sans perturber ce qui fonctionne.
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