Défi
Une grande organisation du secteur public était en train de traiter 110 000 factures par an, en s'appuyant sur une équipe centralisée pour les gérer via des centaines de dossiers. Le processus a souffert d'une manque de visibilité sur les travaux en cours (WIP), des retards fréquents dans l'identification du bon département parmi plus de 30, et ont nécessité de multiples validations manuelles de l'ERP. Ces inefficacités ont conduit à retards de paiement excessivement longs et en croissance insatisfaction des fournisseurs.
Solution
Conception et mise en œuvre d'une application de gestion des factures numériques moderne de bout en bout qui a restructuré le processus en fonction d'une chaîne de valeur optimisée. La solution comprenait les éléments suivants :
- Ingestion automatique des factures par e-mail
- Modèle d'IA personnalisé pour extraire les données de facturation et les valider par rapport aux bons de commande ERP
- Affectation automatique des départements, éliminant ainsi des jours de routage manuel
- Tableau de bord intégré fournissant une visibilité en temps réel sur des milliers de factures dans WIP
- Commandes d'allégement intégrées (par exemple, « bon du premier coup ») pour garantir que les factures ne puissent pas être traitées tant que toutes les étapes requises ne sont pas terminées
Cela a permis d'éliminer les allers-retours qui bloquaient auparavant le processus et ont apporté structure et fluidité à un système chaotique.
